Vad innebär certifiering?
Certifiering är en bekräftelse på att ett oberoende och ackrediterat organ har kontrollerat att en verksamhet har de arbetssätt och den dokumentation som krävs enligt angivna standarder. Exempel på standarder kan vara ISO 9001 (kvalitetsledningssystem), ISO 14001 Miljöledningssystem, ISO 45001 (arbetsmiljöledningssystem) eller ISO 27001 (ledningssystem för informationssäkerhet) mm.
Dessa standarder beskriver vad som skall styras upp i verksamheten och verksamheten skall med hjälp av dokumentation/arbetssätt beskriva hur man gör för att uppfylla kraven. Den som skall bekräfta att verksamheter uppfyller kraven skall vara ackrediterade av SWEDAC (styrelsen för teknisk ackreditering) som också är tillsynsmyndigheten i Sverige och ansvarar för att ackrediterade organ (certifieringsorgan) följer vissa regler för att kunna utfärda intyg
Vad står ISO för?
ISO står för Internationella StandariseringsOrganisationen. I organisation finns ca 160 länder representerade varav Sverige är ett av dessa. Organisations uppgift är att ta fram gemensamma standarder för att skapa gemensamma system för att underlätta handel länderna emellan.
Varför skall man ISO certifiera företaget?
Det finns en hel del forskning på effekter som ISO-certifiering medför på både tillverkande- och serviceföretag. I vissa fall visar forskning stora positiva resultat och vissa fall inte lika stora resultat, dock fortfarande positiva. En mycket intressant slutsats som kan dras utifrån dessa studier är att motivationen bakom certifieringen är det som verkar vara den största faktorn för resultatet.
Forskningen visar också att företag som certifierar sig för att kunna visa ISO-logotypen på sin hemsida eller för att en kund kräver det och därefter förväntar sig konkurrensfördelar kommer inte att uppleva särskilt stora fördelar.
Medan företag som certifierar sig för att uppnå förbättringar genom struktur får ett bättre utfall och fördelar av sin certifiering.
Några av fördelarna är bl a:
- Ökad kundnöjdhet
- Starkare varumärkeskännedom
- Lägre personalomsättning
- Effektiviserat arbetssätt
- Tydligare struktur i organisationen
- Underlättar arbetet med de globala målen
- Ökad konkurrenskraft
- Bättre kommunikation både internt och externt
Hur går det till för att certifiera ett företag?
För att klara en certifiering måste det att det finns rutiner/arbetssätt som krävs av aktuell standard dvs dokumentation som beskriver hur verksamheten gör för att uppfylla kraven. När dokumentationen och arbetssätten är på plats väljer man ett antal certifieringsorgan att kontakta för offerter.
Efter att valet av certifieringsorgan erhålls en plan för dokumentationsgranskning och certifieringsrevision.
Arbetsgången i detalj kan gå till enligt nedan:
- Ni väljer certifieringsorgan och får en utsedd revisor. Kontakta oss för lista över certifieringsorgan som vi tycker är bra!
- Tillsammans med revisorn bestämmer ni datum för första revision (dokumentgranskning)
- Ni gör en internrevision, det vill säga ni granskar er själva och hur långt ni kommit. Rapporten med vad som fungerar och inte fungerar är en viktig input i nästa steg,
- Ni håller en ledningens genomgång, det vill säga en utvärdering av era processer och vad som ska prioriteras att förbättras framöver.
- På själva revisionen besöker revisorn er och kontrollerar att dokumentationen stämmer överens med verkligheten och att ni uppfyller alla krav.
Från offert till certifikat skall man räkna med att det kan ta 2-3 månader.